O cadastro de contas a pagar é praticamente igual ao cadastro de contas a receber, a diferença é que as contas a receber geram receitas e as contas a pagar geram Despesas.

As contas a pagar tem três cadastros que são: O cadastro de contas a pagar simples, completo e pagar com cartão de crédito. Neste artigo vou lhe ajudar a lançar uma conta a Pagar Completa. A conta a pagar completa tem a mesma função das contas a pagar simples, porém, há um leque de possibilidades que podem ser feitas neste modelo de contas a pagar, informações e cadastros que facilitam o usuário no momento de lançar e visualizar as contas a pagar. Vou lhe ajudar a entender e a lançar uma conta a pagar completa. Siga o passo a passo.

Passo 1. Clique F2 e digite Contas a Pagar.

Passo 2. Clique em Novo e selecione o tipo Completo, para abrir a tela de lançamento da conta completa.

Passo 3. Preencha os campos com atenção, para não acontecer erros futuramente.

1. Plano de Conta: Selecione o plano de contas que esta conta a pagar faz parte, lembre-se de que é no plano de contas que estará categorizado o seu financeiro.(campo obrigatório)caso não encontre um plano de contas que mais se adéqua a esta conta cadastre um novo clicando no (+) para adicionar um novo plano de contas.
2. Centro de resultados: Selecione o centro de resultados segundo o plano de contas selecionado, caso não tenha cadastrado um centro de resultados que mais se adéqua ao que você deseja clique no (+)Para adicionar um novo Centro de resultados.
3. Tipo de Documento: Aqui você vai determinar o tipo de documento que vai emitir, o tipo de documento já foi cadastrado antecipadamente no F2- tipo de documento.
4. Participante: Selecione o participante que irá receber o pagamento ou cadastre um novo participante clicando no (+).
5. Emissão: Aqui é a data de emissão, esta informação já vem preenchida automaticamente, porém pode ser editada.
6. Histórico: Digite um histórico, ou seja, um lembrete de porque essa conta foi gerada.
7. Prontinho este é o cadastro inicial da conta a pagar, agora ao definir o tipo cada conta tem cadastro diferente conforme o TIPO escolhido.

Existem quatro tipos de conta a pagar que são eles. Única vez – Pago – Duplicata – Parcelado.

Tipo Única vez– quando você escolhe única vez indica que a conta será paga com o valor total e de uma única vez. Preencha os campos a seguir.

1. Vencimento: Preencha com a data de vencimento desta conta;
2. Esta conta será fixa? Este campo é opcional e determina se a conta será fixa, ou seja, é indicada para contas recorrentes como: aluguel, condomínio, etc. e você terá acesso a todas elas clicando F2- contas a pagar fixas e na tela você ira gerar a conta para poder pagá-la.
3. Forma de pagamento: Aqui você vai selecionar a forma de pagamento que pretende pagar, esta forma de pagamento poderá ser alterada no momento do pagamento, pois esta é apenas uma previsão de pagamento.
4. Data: Selecione a data que pretende pagar esta conta.

Clique em Salvar.

Tipo Pago – Ao escolher esta opção você estará determinando que esta lançando uma conta já paga.

1. Vencimento: Selecione a data do vencimento da conta.
2. Pagamento: selecione a data que você pagou esta conta, lembre-se você esta lançando uma conta já paga.
3. Adicione a forma de pagamento, pode ser uma ou mais forma de pagamento depende de como você pagou a conta.
4. Forma de pagamento: Selecione a forma de pagamento utilizada para pagar esta conta.
5. Conta Financeira: Selecione a conta financeira em que foi debitada esta conta.
6. Valor: O valor total já vem preenchido, porem em caso de não ter pago o valor total ou no caso de ter mais de uma forma de pagamento você pode digitar o valor.

Clique em Salvar.

Tipo Duplicata – Duplicata é quando você determina um valor igual por um determinado período, ou seja, é o valor multiplicado pela quantidade de vezes. Geralmente se usa esse tipo quando se quer lançar uma conta igual para vários meses sem ser necessário lançar novamente, um exemplo é algum dinheiro fixo para um determinado produto ou serviço, aluguel, condomínio dentre outros. Neste caso a conta será lançada de maneira igual pelo tempo determinado no momento do cadastro.

1. Tipo: Duplicata.
2. 1º Vencimento: Defina a data do primeiro vencimento que a conta deverá contabilizar no sistema, ou seja, a partir de que data esta conta começa a ser cobrada.
3. Valor: Digite o valor que será duplicado.
4. Quantidade: Digite a quantidade de vezes que esta conta deverá ser cobrada.
5. Ocorrência: Aqui você vai definir a ocorrência, ou seja, se esta conta será cobrada conforme a ocorrência Anual, Dias, Mensal, Quinzenal, Semanal, Semestral, Trimestral. Ou seja, a data de pagamento será determinada segundo a ocorrência.
6. Emissão: Data de emissão é a data em que a conta está sendo emitida, esta data é automática e pode ser alterada conforme a necessidade do estabelecimento.
7. Vencimento: O vencimento é determinado conforme a ocorrência e a data selecionados anteriormente, mas pode ser alterada também.
8. Valor: Na coluna valor aparecerá o valor determinado acima, porem é editável.
9. Total. Este campo não é editável e mostra o valor total que será pago.
10. Previsão de pagamento: Aqui você vai selecionar a previsão de forma de pagamento que pretende pagar esta conta.
11. Previsão de data de pagamento que pretende pagar esta conta.

Clique em Salvar.

Tipo Parcelada– Este tipo de conta a pagar é quando você digita o valor total da conta e o sistema divide pela quantidade de parcelas de acordo co a ocorrência escolhida.

Da mesma forma da duplicata você vai preencher os campos de 1° vencimento e no valor total da conta, em seguida clica em parcelado, preencha a ocorrência e a quantidade de parcelas. O sistema automaticamente vai dividir o valor total pela quantidade de parcelas determinada.

Automaticamente ao salvar uma conta já aparecerá na tela de contas a pagar, para encontrá-la de maneira mais rápida basta preencher o filtro conforme os dados colocados no lançamento.

Para contas parceladas, basta selecionar e clicar em ver parcelas.

Aparecerá esta tela mostrando as parcelas da conta, somente ao nível de informação.

Atenção! Contas pagas não poderão ser excluídas ou editadas, apenas estornadas.

As contas abertas poderão ser pagas, excluídas, editadas, só não poderão ser estornadas já que ainda não foram pagas.

Até o próximo Tutorial!